TIK - Integrasi Konten Aplikasi Perkantoran

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini, kalian mampu mengintegrasi konten antar aplikasi perkantoran (pengolah kata, angka, dan presentasi), menggunakan fitur lanjut, dan menyajikan konten aplikasi dalam berbagai representasi yang mudah untuk dianalisis.

Pertanyaan Pemantik

Tahukah kalian cara menggabungkan konten hasil beberapa aplikasi?

Peta Konsep

 

Apersepsi

Ada kalanya, kalian perlu membuat sebuah laporan yang membutuhkan data dari berbagai file aplikasi perkantoran yang kita miliki. Oleh sebab itu, integrasi antar aplikasi perkantoran ini sangat diperlukan. Hal ini untuk memudahkan kalian dalam proses analisis data sehingga penyajiannya jadi lebih baik. Bayangkan kalau kalian harus menyajikan data secara langsung dari file yang berbeda-beda. Tentunya akan sangat tidak nyaman.

Kata Kunci

Integrasi aplikasi perkantoran, fitur lanjut aplikasi perkantoran, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point, Mail Merge, Object Linking & Embedding, Video Presentasi.

Aplikasi office (aplikasi perkantoran) adalah kumpulan aplikasi yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan perkantoran. Karena berupa aplikasi, fitur-fiturnya sudah tersedia dan dapat langsung digunakan oleh pengguna, tanpa harus membangunnya sendiri menggunakan bahasa pemrograman. Secara umum, aplikasi perkantoran terbagi menjadi beberapa jenis menurut kegunaan dan fungsinya. Tiga di antaranya yang paling banyak digunakan ialah seperti berikut.

$ads={1}

1. Aplikasi pengolah kata (word processor). Aplikasi ini fitur utamanya digunakan untuk membuat dan mengolah dokumen, misalnya membuat surat, menyusun laporan, dan lain-lain. Contoh aplikasi pengolah kata ialah Microsoft Word, Open Office Word, Google Docs, dan lain-lain. 
2. Aplikasi pengolah lembar kerja (spreadsheet). Aplikasi ini fitur utamanya digunakan untuk mengelola data yang disajikan dalam bentuk lembar kerja, yaitu tabel dua dimensi yang terdiri atas kolom dan baris fitur-fitur yang tersedia dapat mempermudah perhitungan data dan mengolah data secara statistik, dan dapat menampilkannya dalam bentuk diagram. Contoh aplikasi spreadsheet ialah Microsoft Excel, Open Office Spreadsheet, Google Sheet, dan lain lain. 
3. Aplikasi pembuat bahan presentasi yang disebut slide. Aplikasi ini fitur utamanya digunakan untuk memudahkan kita untuk membuat slide presentasi dengan mudah dan cepat serta menghasilkan slide yang menarik. Slide presentasi adalah objek yang terdiri atas butir-butir penjelasan, dapat disertai gambar atau ilustrasi lainnya. Contoh perangkat lunak pembuat presentasi ialah Microsoft Office Power Point, Open Office Presentation, Google Slide, dan lain-lain.

A. Integrasi Konten Aplikasi Perkantoran

Mengintegrasikan artinya menyatukan beberapa objek, data, atau komponen untuk membentuk sesuatu yang utuh dan bermakna, walaupun komponennya tadinya terpencar atau tidak ada hubungannya. Misalnya, kita harus membuat sebuah laporan berdasarkan pengamatan yang datanya dibuat dan divisualisasi dengan excel. Sebelum laporan lengkap, kita membuat proposal dalam bentuk slides. Saat kita membuat laporan, untuk menghindari mengerjakan hal yang sama (mengetik ulang), kita perlu “membawa” potongan hasil kerja dengan MS Excel, MS Word, dan MS PowerPoint ke dalam MS Word karena laporan akhir dibuat dengan MS Word.

Setiap jenis aplikasi perkantoran memiliki fungsi yang berbeda sehingga pengguna biasanya hanya menggunakan satu aplikasi sekali waktu, misalnya menggunakan aplikasi word processor untuk menyusun dokumen. Akan tetapi, ada kalanya, pengguna memerlukan lebih dari satu aplikasi untuk suatu keperluan. Sebagai contoh, saat diperlukan laporan yang memuat diagram, selain aplikasi pengolah kata, diperlukan juga aplikasi pengolah lembar kerja yang dapat membuat diagram dengan lebih presisi. Oleh karena itu, diperlukan integrasi konten antar aplikasi perkantoran.

Integrasi memungkinkan untuk mengaitkan data maupun fitur antaraplikasi sehingga data atau fitur pada satu aplikasi dapat digunakan di aplikasi yang lain. Integrasi konten aplikasi perkantoran bertujuan untuk menggabungkan konten aplikasi lain dalam satu aplikasi. Sebagai contoh, pada Microsoft Office, data dari Microsoft Excel dapat ditautkan dengan dokumen pada Microsoft Word dalam pembuatan surat, atau data di Microsoft Excel ditautkan dengan presentasi pada MS PowerPoint dalam menampilkan grafik dan tabel. Kedua contoh tersebut merupakan contoh implementasi dari integrasi konten antar aplikasi di Microsoft Office. Microsoft Excel digunakan sebagai sumber data atau objek untuk disajikan dalam dokumen atau presentasi.

Terdapat beberapa cara untuk mengintegrasikan data, teks, gambar antar aplikasi perkantoran. Cara itu menggunakan: (a) teknik “Salin-Tempel”(Copy Paste) atau “Gunting-Tempel” (Cut Paste), (b) Menu yang tersedia di aplikasi, (c) teknik Object Linking dan Embedding.

1. Integrasi dengan Perintah Cut, Copy dan Paste

Perintah Cut (Potong), Copy (Salin), dan Paste (Tempel) pada aplikasi komputer saat ini diinspirasi dari praktik tradisional dalam pengeditan naskah yang diketik pada sebuah kertas, di mana orang akan memotong (cut) paragraf dari halaman dengan gunting dan menempelkannya ke halaman lain (paste). Praktik ini tetap berlangsung hingga 1980-an. Pada saat itu, toko alat tulis bahkan menjual "gunting pengeditan" dengan bilah cukup panjang yang mampu memotong halaman selebar 22 cm.

Saat ini, perintah Cut, Copy dan Paste sangat populer digunakan. Banyak aplikasi menyediakan cara unik untuk metode ini seperti: kombinasi tombol, menu tarik-turun (pull-down menu), menu pop-up, dll.

Mekanisme tradisional Cut, Copy, dan Paste menggunakan gunting, sedangkan pada aplikasi komputer, perintah Cut memindahkan teks/grafik atau objek lain ke dalam clipboard atau bufer berupa tempat penyimpan sementara. Perintah Paste akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan. Perintah Copy akan menyalin teks/grafik atau objek lain yang disorot ke dalam clipboard dan akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan.

Perintah “Potong dan Tempel” memiliki urutan cara yang sama, tetapi perintah untuk Potong, yaitu menggunakan Ctrl-x (⌘ + x untuk pengguna Macintosh). Contohnya, melakukan Copy-Paste pada tabel dari aplikasi lembar kerja ke pengolah kata. Atau, melakukan penyalinan dari MS Word dan ditempel ke MS Excel atau MS PowerPoint. Artinya, kita dapat membuka 2 atau 3 aplikasi sekaligus, dan membawa potongan teks, tabel, gambar dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya. 

Gambar Paste dan kombinasi tombolnya

Karena praktis, kita sering melakukan Copy-Paste. Copy-Paste perlu dilakukan dengan cermat jika hasilnya masih harus diedit/diubah. Seringkali, terjadi Copy-Paste yang menghasilkan teks yang salah karena penulis lupa mengedit

2. Fitur Integrasi Konten pada Aplikasi

Integrasi konten pada bagian ini dilakukan dengan menggunakan fitur integrasi yang tersedia di aplikasi. Kita dapat menggunakan menu pada salah satu aplikasi yang secara otomatis membuka aplikasi lainnya. Misalnya, pada Microsoft Word, ketika dipilih menu Insert Chart, Microsoft Excel secara otomatis akan terbuka. Tentu, kalian juga membawa diagram ke MS PowerPoint dan melakukan hal yang sama. Gambar di bawah ini menunjukkan contoh menu Insert Chart yang dapat menampilkan sheet yang dapat diisi data untuk membuat Diagram. 

 

Gambar Chart pada Ms. Word

 

 

Gambar Chart pada Ms. Excell

3. Object Linking & Embedding

Pada Object Linking (untuk Microsoft Office), objek yang berasal dari aplikasi perkantoran lain dapat disisipkan ke aplikasi perkantoran yang sedang dibuat. Perubahan pada data sumber akan mengakibatkan perubahan pada objek yang dihubungkan dengan fasilitas ini pada aplikasi lainnya.

Gambar Ilustrasi Object Linking Antardua Dokumen

Pertanyaan Pemahaman

Jawablah pertanyaan di bawah ini dalam Buku Catatan, dan jangan lupa mencatat kegiatan dalam Jurnal.

1. Tahukah kalian, mengapa potongan teks, tabel atau gambar dapat dicopy/paste dan dibawa antar aplikasi?
2. Dalam Object Linking, jika sumber diedit, otomatis semua objek yang terhubung akan berubah. Menurut kalian, mengapa ini terjadi? Mana yang lebih menguntungkan, melakukan copy/paste atau object Linking?
3. Kelak, konsep ini akan kalian pelajari dalam pemrograman! Kedua konsep ini, yaitu (1) menyalin dan membawa salinannya, atau (2) hanya mengacu tanpa membawa objek yang disalin merupakan dua konsep yang penting dalam informatika. Konsep yang kedua akan menjadi dasar untuk belajar “pointer”.

LEMBAR KERJA SISWA 1

 

Video Tutorial

Video Tutorial di bawah ini akan membantu kalian untuk mempraktikkan Aktifitas Individu yang ada di Lembar Kerja tersebut mulai dai LK-01 sampai pada LK-05. Silahkan disimak baik-baik dan jika ada hal yang terlewati kalian bisa mengulang-ulangnya.

Integrasi Word dan Excel klik di sini

Integrasi Power Point dan Excel klik di sini

Membuat Diagram dengan Power Point dan Excel klik di sini

Object Linking and Embedding pada Ms Word klik di sini

Object Linking and Embedding pada Ms Powerpoint klik di sini

B. Fitur Lanjut Aplikasi Perkantoran

Banyak fitur lanjut dari aplikasi perkantoran yang bisa membantu kita dalam membuat laporan maupun menyajikan data. Pada bagian ini, kalian akan mencoba untuk mempraktikkan dua fitur lanjut aplikasi perkantoran, yaitu fitur mail merge pada Word dan fitur membuat video pada MS PowerPoint. 

LEMBAR KERJA SISWA 2

Video Tutorial

Video Tutorial di bawah ini akan membantu kalian untuk mempraktikkan Aktifitas Individu yang ada di Lembar Kerja tersebut mulai dai LK-06 sampai pada LK-07. Silahkan disimak baik-baik dan jika ada hal yang terlewati kalian bisa mengulang-ulangnya.

Cara Membuat Mail Merge klik di sini

Cara Membuat Daftar Isi Otomati klik di sini